Ce documente trebuie pentru certificarea ISO

Începe cu activitatea pe care vrei să o certifici

Înainte să aduni acte, stabilește ce activități trebuie să apară pe certificat. O firmă poate avea mai multe coduri CAEN, dar domeniul certificării se raportează la activitățile reale și la cele pe care vrei să le demonstrezi.

Dacă participi la o licitație, compară obiectul contractului cu domeniul dorit. Nu pregăti un dosar pentru distribuție dacă ai nevoie să demonstrezi organizarea lucrărilor de instalare. Această verificare economisește corecturi în etapele următoare.

Notează și punctele de lucru relevante, persoana de contact și persoana autorizată să semneze pentru firmă. Informațiile trebuie să fie coerente în comandă, cerere și documentele suport.

Documentele generale ale firmei

Pentru început, sunt relevante certificatul constatator ONRC și câteva facturi de vânzare sau cumpărare. Acestea ajută la înțelegerea identității firmei și a activităților desfășurate.

Pregătește documente lizibile și complete. Nu trimite o fotografie în care lipsesc marginile sau o pagină izolată dintr-un document care are mai multe pagini. Verifică denumirea firmei și datele care permit identificarea corectă.

Datele firmei sunt preluate automat din ANAF după introducerea CUI-ului, dar această preluare nu înlocuiește toate actele din dosar. Dacă observi diferențe între informațiile afișate și documentele tale, anunță-ne înainte de semnare.

Ce rol au facturile

Facturile relevante pot arăta ce cumperi și ce livrezi efectiv. Alege exemple care corespund domeniului urmărit, nu documente fără legătură doar pentru că sunt ușor de găsit.

Pentru o firmă de construcții, pot fi relevante achiziții de materiale și lucrări facturate. Pentru un furnizor IT, servicii sau echipamente asociate activității. Pentru catering, materiile prime și serviciile alimentare.

Nu există aici o listă universală de facturi și nici un număr fix valabil pentru orice standard. Urmează lista exactă afișată pe pagina certificării. Dacă nu ai un anumit tip de document, spune-ne ce dovezi există, fără să creezi informații fictive.

Pentru o firmă nouă, poate exista un istoric limitat de activitate. Explică situația și ce operațiuni sunt deja realizate; organismul de certificare stabilește ce dovezi sunt necesare evaluării. Nu folosi documentele altei firme ca dovezi ale propriei activități. Dacă lucrezi cu parteneri sau subcontractanți, descrie relația și delimitează responsabilitățile, astfel încât dosarul să nu atribuie firmei tale procese pe care nu le controlează.

Dovezi diferite pentru standarde diferite

Calitate, mediu și SSM

Pentru ISO 9001, pot conta responsabilitățile, verificările livrărilor, furnizorii și reclamațiile. Pentru ISO 14001, pot conta deșeurile, consumurile și documentele de mediu aplicabile.

Pentru ISO 45001, pot fi relevante evaluarea riscurilor, instruirile și organizarea SSM. Documentele cerute trebuie să reflecte activitatea firmei, nu un șablon pentru un alt tip de afacere.

Alimentație și servicii IT

Pentru ISO 22000, pot fi solicitate dovezi HACCP, trasabilitate și controlul temperaturilor. Pentru ISO 27001, pot fi relevante riscurile informaționale, accesul și gestionarea incidentelor.

ISO 20000-1 privește serviciile IT: niveluri de serviciu, incidente, schimbări și furnizori. La noi este disponibil numai privat, non-IAF, aspect care trebuie verificat înainte de pregătirea dosarului pentru o licitație.

Pentru celelalte standarde, verifică pagina dedicată. Lista exactă apare acolo și poate fi completată cu solicitări ale organismului de certificare.

Cererea și contractul sunt generate automat

Nu trebuie să redactezi de la zero cererea de certificare sau contractul. După comandă primești pe email un link securizat, fără cont și parolă, pentru documentele generate automat.

Verifică datele înainte de semnare. Poți folosi semnătura electronică simplă din flux sau poți încărca un PDF semnat cu semnătură calificată. Persoana care semnează trebuie să poată reprezenta firma.

Vezi cum funcționează pentru ordinea completă: alegere, CUI, plată, semnare, încărcare, verificare și transmitere către organismul de certificare.

Protejează datele care nu sunt necesare

Nu încărca parole, chei API, baze de date ale clienților sau dosare medicale. Pentru facturi și alte evidențe, elimină informațiile personale inutile, păstrând datele necesare verificării.

Dacă un document conține informații comerciale sensibile, întreabă ce parte este relevantă înainte să îl trimiți integral. Un extras poate fi potrivit în unele situații, dar trebuie să păstreze valoarea dovezii.

Linkul securizat este destinat dosarului tău. Distribuie-l numai persoanelor autorizate din firmă.

Ce se întâmplă dacă lipsește un document

Verificăm dosarul și îți comunicăm ce trebuie completat sau corectat. O pagină nelizibilă, un document incomplet sau o neconcordanță nu trebuie lăsate neexplicate.

Trimiți varianta actualizată, iar noi reverificăm înainte de transmiterea către organismul de certificare. Și organismul poate solicita informații suplimentare în evaluare. Termenul estimat apare la fiecare certificare; completările pot influența finalizarea.

Pentru alegerea schemei, reține regula: „RENAR”, „acreditat”, „organism de certificare acreditat” sau „sau echivalent” înseamnă IAF. Dacă se cere doar certificat ISO, EUROCERT privat este suficient unde este disponibil.

Ajutor cu pregătirea dosarului

Te ajutăm la telefon sau pe WhatsApp. Poți trimite actele și prin email, iar noi completăm fluxul pentru tine. Nu trebuie să te deplasezi și nici să îți creezi un cont.

Alege standardele și începe dosarul prin comandă.